WelcomeUP Enterprise: la soluzione avanzata per la registrazione visitatori aziendale

Gestione multi sede e multi accesso

• Piattaforma centralizzata che consente la gestione simultanea degli accessi attraverso diverse sedi e ingressi.
• Scalabilità: si adatta alla crescita della tua azienda, sia che gestisca una singola sede o una rete globale di uffici.

Efficienza e innovazione nella registrazione risitatori

• Registrazione visitatori con documento e foto per un’identificazione rapida e precisa.
• Pre-registrazione online: i visitatori possono registrarsi prima dell’arrivo tramite una pagina web dedicata.
• Check-in e check-out intuitivi tramite inserimento dati, PIN o QR code.
• Check-out automatico per visitatori distratti, assicurando dati sempre aggiornati.
• Totem interattivi all’ingresso per una registrazione autonoma e veloce.

Comunicazione immediata

• Notifiche automatiche al contatto interno via email o SMS al momento del check-in del visitatore.
• Invio di materiale informativo e marketing per coinvolgere i visitatori fin dal primo istante.
• Esportazione dei dati in formato PDF ed Excel per analisi dettagliate e reportistica.

Sicurezza avanzata

• Controlli d’accesso stringenti con tracciatura dettagliata delle presenze.
• Gestione rilascio credenziali Wi-Fi (OTP) integrate con captive portal, garantendo accessi sicuri alla rete aziendale.
• Conformità alle normative sulla privacy come il GDPR, assicurando che i dati siano gestiti in modo sicuro e responsabile.

Integrazione e personalizzazione

• Integrazione fluida con sistemi e dispositivi esterni, inclusi Active Directory e sistemi di controllo accessi.
• Personalizzazione dell’ambiente: design dei totem e interfaccia utente adattati all’immagine aziendale.
• Disponibilità multilingue per accogliere visitatori da tutto il mondo.

I dispositivi hardware dedicati alla gestione dei visitatori rappresentano un pilastro fondamentale per un’accoglienza moderna e efficiente. I totem touch screen, solitamente adottati per questo scopo, incorporano una gamma di funzionalità essenziali. Dotati di schermi interattivi, questi dispositivi consentono ai visitatori di registrarsi in modo intuitivo e veloce, personalizzando il processo di accoglienza.

L’inclusione di stampanti termiche integrate semplifica la creazione istantanea di badge personalizzati, fornendo un identificativo chiaramente visibile. Inoltre, l’integrazione di lettori QR code permette una scansione rapida e sicura dei codici di accesso, facilitando ulteriormente il flusso di ingresso. Questi dispositivi hardware non solo migliorano l’efficienza operativa, ma contribuiscono anche a creare un’esperienza accogliente e all’avanguardia per i visitatori, riflettendo l’impegno dell’azienda verso la modernità e la sicurezza.

La tipologia di totem da adottare può variare notevolmente in base alle esigenze specifiche di ciascun progetto. La personalizzazione si estende dal design fisico, con la possibilità di scegliere diversi tipi di piedistalli per adattarsi all’ambiente circostante, alla dimensione dello schermo touch, che può essere regolata in base alle preferenze aziendali e al flusso di visitatori previsto. Questi aspetti vengono valutati e proposti dagli specialisti Infor in base alle esigenze del cliente.

Un aspetto ulteriormente innovativo di questi dispositivi è la loro capacità di essere associati a monitor esterni, collegati tramite digital signage, in modo da personalizzare i contenuti e le informazioni da visualizzare e consentendo una maggiore visibilità in ambienti più ampi. Questa flessibilità non solo migliora l’esperienza utente, ma dimostra anche l’adattabilità di tali soluzioni all’interno di contesti aziendali diversificati.

Funzionalità pensata per le aziende che utilizzano credenziali Wi-Fi  gestite attraverso un captive portal in grado di generare delle one time password personalizzate. WelcomeUP Enterprise, grazie all’integrazione con i captive portal, può erogare direttamente le credenziali OTP al momento della registrazione del visitatore.

Numerose aziende impiegano consulenti esterni che operano regolarmente in modalità remota per svolgere le proprie mansioni. Tuttavia, è frequente che tali consulenti accedano da remoto senza seguire adeguatamente le procedure di accesso o le politiche di privacy stabilite.

WelcomeUP offre una soluzione mediante l’implementazione di un totem virtuale dedicato alla pre-registrazione dei consulenti attraverso una connessione VPN. Questo processo assicura che essi siano correttamente integrati nella rete aziendale, garantendo una conformità più stretta con le politiche di sicurezza. L’integrazione con Active Directory (AD) facilita ulteriormente questo flusso, consentendo una gestione centralizzata degli accessi e migliorando la sicurezza complessiva del sistema.

Con WelcomeUP, i consulenti esterni registrati nell’Active Directory aziendale possono attivare e utilizzare il loro account solo dopo un check-in correttamente completato.