Il registro visitatori, uno strumento indispensabile per qualsiasi azienda

Il registro visitatori è uno strumento indispensabile per qualsiasi azienda che voglia tenere traccia degli accessi alla propria sede ed avere a disposizione i dati delle persone presenti nella struttura.
Un registro presenze è fondamentale per monitorare non solo il numero ma la tipologia e la funzione professionale dei soggetti presenti in azienda, permette di avvisare il personale addetto in caso di emergenza e di identificare velocemente l’area nella quale potrebbero trovarsi i visitatori all’interno dell’edificio.

Tra le figure che frequentano periodicamente un’impresa, ad esempio di medie dimensioni, potremmo infatti facilmente elencare:

• clienti
• manutentori esterni
• addetti al vending
• consulenti
• agenti di commercio
• candidati alle selezioni
• ospiti di un evento

Un registro presenze cartaceo è il metodo più semplice per raccogliere i dati ma presenta numerosi limiti come:

• elenco dei dati esposto quotidianamente a tutte le persone che transitano in azienda
• utilizzo e spreco di carta
• immagine aziendale spesso non in linea con i valori e la comunicazione dell’impresa
• difficoltà nel reperire velocemente le informazioni

Un registro visitatori digitale per il controllo accessi presenta numerosi vantaggi come la consultazione veloce degli ingressi, una diminuzione di costi e tempi, maggior sicurezza, la possibilità di essere integrato con sistemi informatici già presenti in azienda e un’estrema versatilità in occasione di eventi ospitati in azienda.

Tramite un registro visitatori digitale è possibile avere a disposizione un quadro completo delle presenze degli ospiti in azienda e in caso di emergenze o al verificarsi di incidenti, è possibile reperire in tempo reale l’elenco dei soggetti presenti all’interno delle aree. L’accesso al database può essere inoltre consultato anche da personale non presente all’interno della struttura, come ad esempio da un responsabile sicurezza esterno.

Grazie ad una reception digitale è possibile velocizzare e semplificare il lavoro in front office: l’utente si registra in autonomia e genera un risparmio immediato sui costi di gestione della reception, abbattendo anche i tempi necessari per la registrazione.

Il registro visitatori digitale è in grado di fornire regolarmente report personalizzati relativi agli accessi in azienda, tenendo traccia degli incontri tra personale interno e visitatori, archiviando i dati in ottemperanza alla Normativa Europea sul trattamento dei dati personali.

Una reception virtuale interagisce facilmente con i sistemi in essere, rendendo semplice l’integrazione con software già acquistati e utilizzati dall’azienda.

WelcomeUP è la soluzione ideale per le aziende che vogliono automatizzare i punti di accesso e uscita in azienda, ed ottenere un servizio completo e rivoluzionario in termini di controllo e gestione del front office.

Con WelcomeUP è possibile ottenere una gestione evoluta degli eventi, con controllo e registrazione dei partecipanti, insieme a un monitoraggio costante delle presenze e alla realizzazione di report specifici.

Tra le caratteristiche principali:

• Accesso facilitato per agenzie di comunicazione
• Report delle presenze
• Badge personalizzabile con indicazioni per l’evento
• Gestione partecipanti tramite smartphone

La distribuzione delle credenziali Wi-Fi ai visitatori avviene grazie a username e password Wi-Fi dedicata per ogni visitatore. Questo approccio migliora la sicurezza informatica in azienda, grazie a credenziali valide solo durante la permanenza del visitatore. In caso di necessità è inoltre possibile effettuare un’analisi forense rispettando le normative in vigore.

WelcomeUP è in grado di effettuare il riconoscimento delle targhe, utile a confermare l’ingresso e l’arrivo degli ospiti in azienda, grazie all’integrazione con sistemi di controllo accessi di terze parti è possibile abilitare i comandi da remoto per apertura varchi, porte e tornelli in fase di check-in o check-out.
WelcomeUP può inoltre effettuare l’erogazione automatica di tessere o di badge RF tramite dispositivo dedicato in caso di necessità.