Reception in azienda, il primo biglietto da visita

La reception in azienda è un importante biglietto da visita e uno strumento di comunicazione di grande impatto. All’arrivo di clienti, fornitori, collaboratori o possibili candidati in azienda, è importante presentarsi in maniera coerente con i valori aziendali e trasmettere la propria identità sia con elementi visivi che con tecnologie e procedure di accoglienza adeguate.
Le sensazioni suscitate da una reception curata in ogni dettaglio, tecnologicamente avanzata e con la possibilità di ottenere subito i servizi necessari, saranno associate da qualsiasi visitatore ad un’immagine positiva dell’azienda, fin dal primo accesso.

La digitalizzazione della reception è un’ottima soluzione per diverse tipologie di business perché semplifica l’accettazione, l’accreditamento e i servizi per gli ospiti, aumentando al contempo l’efficienza aziendale.

Se un’azienda all’avanguardia decide di dotarsi di una reception virtuale, altrettanto smart dovranno essere le funzioni tra le quali poter scegliere, per garantire un’ottima user experience fin dal primo “incontro” con l’azienda. Una reception racconta una storia e rappresenta il primo impatto con il pubblico.

Tramite un registro visitatori digitale è possibile avere a disposizione un quadro completo delle presenze degli ospiti in azienda e in caso di emergenze o al verificarsi di incidenti, è possibile reperire in tempo reale l’elenco dei soggetti presenti all’interno delle aree. L’accesso al database può essere inoltre consultato anche da personale non presente all’interno della struttura, come ad esempio da un responsabile sicurezza esterno.

Un totem di design accoglierà i visitatori con numerose funzioni utili per la registrazione, l’accredito e per la fruizione dei servizi in azienda.

WelcomeUP offre un servizio di prenotazione per l’accesso ad aree aziendali riservate o che presentano necessità di monitoraggio (ad esempio in aziende con procedure di sicurezza per l’ingresso in alcuni locali).

In questo caso i dipendenti effettuano una prenotazione utilizzando WelcomeUP in modo che il responsabile di reparto o di un’area aziendale specifica possa controllare e gestire le prenotazioni. Grazie a WelcomeUP l’accesso è contingentato e può essere riservato a determinate categorie, mentre l’entrata fisica nella struttura può avvenire, ad esempio, mediante la presentazione di un codice di prenotazione ricevuto in fase di registrazione.

In presenza invece di aziende con regole maggiormente restrittive, è possibile gestire tramite WelcomeUP la registrazione di un documento d’identità in fase di inserimento dati e assegnare alla singola registrazione un periodo di validità limitato.

WelcomeUP è in grado di automatizzare l’accesso in azienda grazie all’erogazione di tessere che consentono l’apertura di porte, varchi e cancelli. Una volta completata la registrazione, WelcomeUP rilascerà al visitatore una tessera RFID (Radio-frequency identification) che gli permetterà di accedere agli spazi aziendali.

WelcomeUP è la soluzione ideale per le aziende che vogliono automatizzare i punti di accesso e uscita in azienda, ed ottenere un servizio completo e rivoluzionario in termini di controllo e gestione del front office.

È possibile utilizzare WelcomeUP per dare la possibilità ai visitatori (rappresentanti, fornitori, consulenti) di selezionare, in fase di accredito, l’incontro a cui dovranno partecipare (es. meeting, riunione, evento interno) in azienda.
WelcomeUP si integra inoltre con Microsoft 365, ed è in grado di visualizzare in automatico tutti gli eventi presenti nelle agende degli utenti.

WelcomeUP è dotato di funzionalità per il rilascio di credenziali Wi-Fi dedicate al personale esterno che accede all’azienda (come ad esempio clienti, fornitori, consulenti, ecc.) grazie all’interfacciamento con un NAC (Network Access Control).

Una reception virtuale è in grado di fornire regolarmente report personalizzati relativi agli accessi in azienda, tenendo traccia, ad esempio, degli incontri tra personale interno e visitatori, archiviando i dati in ottemperanza alla Normativa Europea sul trattamento dei dati personali.
Inoltre, il sistema garantisce un accesso virtuale e sicuro alla rete IT dell’azienda per il personale esterno, come ad esempio tecnici e consulenti, tramite una VPN, migliorando così la sicurezza informatica.