FAQ
Domande frequenti sulla Reception Virtuale
Una reception virtuale è un servizio automatizzato che gestisce i punti di accesso tramite dispositivi digitali touchscreen, acquisisce informazioni e facilita i processi di accoglienza e registrazione, garantendo controllo e sicurezza, senza la necessità di una presenza fisica.
La reception virtuale è un servizio automatizzato che gestisce, attraverso dei dispositivi digitali (es. tablet, monito o totem da pavimento touch screen), i punti di accesso di un’azienda o PA. I visitatori, clienti o fornitori che devono accedere alla struttura si registrano in autonomia attraverso l’inserimento di dati o la lettura di codici. Il sistema acquisisce le informazioni, le gestisce e le rende disponibili per il controllo delle presenze, per gestire le code, in casi di emergenza o altro.
In linea generale una reception virtuale è utilizzabile nei punti di accesso di piccole, medie e grandi aziende e pubbliche amministrazioni.
I contesti in cui è utilizzabile sono tanti e anche molto differenti tra loro, facciamo qualche esempio:
- nella gestione del front-office in uffici e PA;
- per gestire gli ingressi e le code in strutture sanitarie;
- come digital concierge in strutture ricettive;
- all’ingresso di fiere ed eventi per gestire ingressi e presenze;
- all’interno di istituti e biblioteche;
- in aziende di qualsiasi tipo e dimensione;
- in spazi commerciali;
- all’ingresso di musei ed esposizioni;
- per gestire l’ingresso degli automezzi,
- come sistema eliminacode in per banche, uffici, pubblica amministrazione e strutture sanitarie.
La reception virtuale ti offre la possibilità di monitorare in tempo reale il numero di visitatori all’interno della struttura, facilitando le procedure di emergenza in caso di evacuazione. Dà la possibilità di limitare gli accessi quando opportuno, o limitare aree entro cui un visitatore può muoversi.
Acquisisce documenti, fotografie e dati dei visitatori gestendoli in sicurezza secondo normativa europea sul trattamento dei dati personali (GDPR 2016/679).
Fornisce report storici e giornalieri delle presenze per analisi più approfondite.
I vantaggi sono molteplici e includono l’efficienza operativa, la riduzione dei costi, la facilità di gestione delle informazioni e l’offerta di un’accoglienza professionale e sicura.
WelcomeUP: Caratteristiche
WelcomeUP offre diverse versioni (SMART, LIGHT, ENTERPRISE) per adattarsi alle esigenze di ogni cliente, con funzionalità avanzate e personalizzabili.
Puoi utilizzare dispositivi esistenti come PC, tablet o totem, a seconda della versione scelta.
Sì, la piattaforma è multilingue e può essere configurata in italiano, inglese e altre lingue su richiesta.
Nome, cognome, azienda, referente e altri campi predefiniti configurabili. Tutti i dati sono gestiti in modo sicuro e nel rispetto della privacy.
Sì. La versione Enterprise della reception virtuale ha la possibilità di integrarsi facilmente con i sistemi già presenti in azienda: sistemi HR, Active Directory, Microsoft 365. Il software si può collegare anche a sistemi di apertura automatici come tornelli, varchi e porte. WelcomeUP Enterprise, inoltre, può integrarsi con il Digital Signage per migliorare la comunicazione aziendale.
L’installazione di una reception virtuale porta numerosi vantaggi, tra cui anche la riduzione dei costi.
WelcomeUP dà la possibilità di automatizzare i punti di accesso ad una struttura, raccoglie e organizza i dati degli ospiti digitalmente, gestisce i processi in modo automatico e alleggerisce il carico di lavoro del personale, il tutto porta inevitabilmente ad un risparmio sui costi di gestione e controllo rispetto ad un punto di accesso presidiato.
Sì, la versione Enterprise permette la gestione simultanea di più ingressi e più sedi di un’unica azienda, ma consente anche la configurazione accessi diversificati per un edificio con più aziende e di specifici accessi per ogni categoria di visitatore.
La versione Light della reception virtuale WelcomeUP include un servizio di supporto solo via email e riservato ai gestori del sistema.
La versione Enterprise invece prevede un servizio di supporto helpdesk telefonico 5×8.
Sì. Con WelcomeUP versione Enterprise c’è la possibilità di personalizzare la reception virtuale sia graficamente che dal punto di vista dei contenuti.
Nella versione Light invece si possono personalizzare solo alcuni campi di registrazione del form di accesso e solo in fase di startup.
Sì. WelcomeUP, nella versione Enterprise può rilasciare credenziali Wi-Fi personalizzate per ogni visitatore (OTP).
Sì. Nella versione Enterprise possiamo fornire una soluzione completa con totem da pavimento touchscreen con stampante termica e lettore QRcode integrati.
Possiamo anche sviluppare un totem personalizzato in funzione delle vostre esigenze.
Sì, ma solo per la versione Light.
Utilizzo di WelcomeUP
Sì, la versione ENTERPRISE consente di gestire ingressi multipli e sedi distribuite.
No, puoi utilizzare dispositivi già esistenti, come PC o tablet, e accedere direttamente al sito web di registrazione.
Sicurezza e Privacy
I dati sono archiviati su server sicuri e gestiti in conformità al GDPR.
Sì, la piattaforma fornisce un elenco aggiornato delle presenze per facilitare le procedure di evacuazione.
Il check-out può avvenire tramite inserimento dati, pin o QRcode, oppure tramite un check-out automatico per “visitatori distratti”.
Sì, è possibile configurare badge o QR-code per consentire l’accesso solo alle persone autorizzate.
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Una reception virtuale ha grandi potenzialità e può essere progettata su misura, il team di WelcomeUP può aiutarti a trovare la soluzione più adatta alle tue esigenze.
Daniele Zanella,
Account Manager WelcomeUP
WelcomeUP è un prodotto Infor
Infor da oltre 30 anni è presente nel mercato IT per affiancare le imprese nel percorso di digital transformation, progettando soluzioni personalizzate e future-proof.